Meeting room atau Ruang pertemuan adalah bagian penting dari sebuah pekerjaan yang berkaitan dengan kantor. Seperti namanya, Ruang pertemuan berfungsi sebagai tempat bertemu para staff karyawan baik internal maupun external, instansi untuk training atau seminar dan sebagainya.

 Banyak faktor yang harus diperhatikan dalam memilih meeting room di Jakarta Pusat dan fasilitasnya demi kelancaran sebuah acara atau seminar yang instansi anda lakukan. Dalam praktik sehari-hari seringkali terjadi situasi seperti salah komunikasi, jadwal acara antara penyewa dan penyedia meeting room, kesalahan teknis dalam alat-alat elektronik saat meeting berlangsung, biaya tambahan yang belum anda ketahui dan sebagainya.

Banyaknya pertimbangan dalam memilih meeting room bisa membuat anda bingung. Berikut ini beberapa tips dalam memilih meeting room yang dapat anda pelajari sebelum menentukan meeting room yang anda pilih ;

1.       Pertimbangan Budget

Budget yang disediakan untuk penyewaan meeting room biasanya sudah disediakan oleh staff keuangan instansi anda. Sehingga dalam memilih meeting room haruslah sesuai dengan budget yang disediakan. Ketika memilih beberapa referensi meeting room, tanyakan secara detail kepada penyewa meeting room tersebut, agar pada saat anda memasuki meeting room yang anda pilih, fasilitas dan biaya yang sudah diinformasikan oleh penyewa adalah sesuai.

2.       Lokasi Meeting Room

Lokasi merupakan faktor penting dalam memilih meeting room. Tentu anda tidak ingin menyulitkan peserta rapat dengan jarak dan lokasi meeting room yang bisa saja mengalami kendala macet dan sulitnya akses yang ditempuh. Pastikan waktu, jarak tempuh dan lokasi meeting room adalah efisien sehingga jam penyewaan meeting room tidak molor yang berlebihan. Contohnya, banyak meeting room di Jakarta pusat berletak di daerah Wahid Hasyim, Menteng dikarenakan posisi nya yang strategis dan dekat dengan banyak sarana transportasi.

3.       Fasilitas yang Disediakan oleh Penyewa Meeting Room

Fasilitas adalah salah satu hal penting dalam menunjang kelancaran sebuah pertemuan atau acara. Buatlah daftar atau list yang anda butuhkan dalam fasilitas yang disediakan oleh penyewa meeting room. Tanyakan dengan detail fasilitas yang disediakan oleh penyewa meeting room. Jangan sampai anda harus menyewa dari luar mengenai fasilitas yang anda butuhkan.

4.       Peserta yang hadir

Meeting room untuk peserta para karyawan tidaklah harus mahal, yang terpenting nyaman dan mendukung dalam acara atau pertemuan yang diselenggarakan. Jumlah peserta haruslah sesuai dengan kapasitas meeting room yang disediakan, pastikan juga jumlah kursi yang disediakan tidak kurang. Jangan sampai terjadi kesempitan dalam meeting room tersebut karena jumlah peserta yang melebihi kapasitas ruangan.

5.       Penataan Meeting Room

Setelah anda sudah menentukan meeting room di Jakarta Pusat yang anda pilih, sekarang anda tinggal menyesuaikan penataan ruangan meeting tersebut bersama pihak penyewa dan penyelenggara. Pastikan penataan / tipe penataan sesuai dengan jumlah peserta dan ruangan yang ada dan jenis acara / pertemuannya.

Demikianlah beberapa tips dalam memilih meeting room di Jakarta Pusat yang dapat anda pertimbangkan untuk memilih meeting room demi menunjang kelancaran acara atau pertemuan atau instansi anda.

(credits; Maureen Witteke)

——————————————-

Experience The Avenue8 Advantage today. Contact us for any Private Office, Coworking Space, Virtual Office, Meeting Room, and Event Space inquiries.

As featured on: The Jakarta Post, Daily Social, Detik, Tech in Asia, and more.